In de spotlight: Van Opstal & Partners

“Conflicten horen bij het leven. Het is de kunst ze niet te laten escaleren en om te buigen naar iets positiefs.”

Voor deze aflevering van ‘in the Spotlights’ nam ik een kijkje bij Van Opstal & partners. Het bedrijf is gespecialiseerd in mediation bij arbeidsconflicten, bestaat al 17 jaar en is daarvan al 12 jaar gevestigd in BCG Nijmegen. Van Opstal & partners is op het gebied van arbeidsmediation een toonaangevend bureau, waarmee grote (verzuim)verzekeraars en arbodiensten samenwerken. Het bedrijf voerde inmiddels vele duizenden arbeidsmediations uit bij de meest uiteenlopende organisaties (bedrijfsleven, zorg, overheid, onderwijs etc.) en mag zich met recht een expert noemen. Ik sprak met de heer Van Opstal over verzuim, conflictsituaties en het belang van mediation.

Hoe is van Opstal & Partners ontstaan

De heer Van Opstal werd in 2005 volledig zelfstandig ondernemer. Daarvoor was hij in diverse settings circa 20 jaar werkzaam in de hulpverlening, waarvan de laatste 4 jaar als bedrijfsmaatschappelijk werker, trainer en mediator bij een grote landelijke arbodienst. Hij coachte medewerkers in het kader van hun verzuim en gaf onder andere trainingen op het gebied van effectieve communicatie en omgaan met werkdruk. Hij constateerde dat spanningen en conflicten vaak de oorzaak waren van verzuim. De heer Van Opstal had altijd al de ambitie om een eigen praktijk te beginnen en besloot zich in 2005 zelfstandig te vestigen als mediator: Van Opstal & partners was een feit. Zijn eerste mediationopdrachten kreeg hij via zijn voormalige werkgever (arbodienst), hetgeen zijn bedrijf gelijk een goede opstart gaf. Al snel volgden er meerdere opdrachtgevers en zocht de heer Van Opstal samenwerking met een steeds grotere groep van mediators. Vanaf 2008 kwam zijn vrouw ook in het bedrijf om hem administratief te ondersteunen en in 2010 werd er personeel aangenomen. Toen verhuisde Van Opstal & partners naar BCG Nijmegen en groeide het uit tot een landelijk werkende organisatie met circa 35 MfN-registermediators. Daarmee behoort Van Opstal & partners tot een van de grootste mediationbureaus van Nederland.

Arbeidsmediation wat is dat precies?

Arbeidsmediation is een kortdurend, oplossingsgericht gespreksproces gericht op het zoeken naar een duurzame oplossing wanneer twee partijen verwikkeld zijn in een arbeidsconflict. Wanneer is er sprake van een arbeidsconflict? “Twee individuen, één individu en een groep of twee groepen binnen de grenzen van een arbeidsorganisatie hebben een arbeidsconflict als tenminste één van de partijen vindt dat de andere partij haar dwarsboomt of ergert. Dit kan betrekking hebben op arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen, arbeidsomstandigheden of arbeidsvoorwaarden” (definitie uit STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten). Vaak is het doel van arbeidsmediation primair om een herstel van de arbeidsrelatie tot stand te brengen, maar dat blijkt lang niet altijd nog mogelijk. Een arbeidsmediation kan ook starten als of uitmonden in een zogenaamde exit-mediation. De mediator begeleidt partijen dan bij een exit-regeling ter beëindiging van het dienstverband met wederzijds goedvinden. Juridisch adviseurs of advocaten van partijen worden dan door de mediator bij dit proces betrokken en kunnen ook aanschuiven aan de mediationtafel. “Na soms een langdurige moeilijke periode kan ook exit-mediation naar een oplossing leiden, die partijen weer perspectief biedt voor de toekomst. Beide partijen hebben vaak veel last van het geschil. Bijna altijd zijn partijen blij, zeker achteraf, dat mediation uitkomst bood”, vertelt de heer Van Opstal.

Drie fasen in het mediationproces

“De kracht van mediation ligt in de focus op de toekomst”

Een mediationproces bestaat uit meerdere fasen. In de eerste fase wordt er teruggekeken op het verleden. Daarbij wordt gekeken naar wat er goed ging, maar natuurlijk vooral naar waar de pijnpunten liggen. In deze fase wordt geprobeerd bij partijen iets meer begrip tot stand te brengen voor elkaars beleving en standpunten. De kracht van mediation ligt echter in de focus op de toekomst. De tweede fase staat dan ook in het teken van het inventariseren van belangen, wensen en behoeften en van hoe het nu verder moet. In de derde fase wordt er naar een concrete oplossing toegewerkt. Op basis van de geïnventariseerde belangen worden er afspraken gemaakt waar beide partijen zich in kunnen vinden en deze worden door de mediator schriftelijk vastgelegd.
.

Stevig in je schoenen staan 

Als mediator is het belangrijk om stevig in je schoenen te staan en de regie op het proces goed in de hand te houden. Een mediator begeleidt het proces, maar is geen adviseur. Strikte onafhankelijkheid en onpartijdigheid zijn essentieel. “Dat is een van de moeilijke dingen van het vak, je moet heel scherp zijn want voor je het weet word je meegetrokken in het conflict”, geeft de heer Van Opstal aan. “Als mediator help je partijen vooral om effectief met elkaar te communiceren zonder je daarbij inhoudelijk te bemoeien met de oplossing. Je probeert er op toe te zien dat partijen elkaar laten uitpraten en echt naar elkaar luisteren, zodat ze elkaar iets meer gaan begrijpen. Ook door ze elkaar verhelderende vragen te laten stellen. Als partijen aan het woord zijn dienen ze vooral elkaar geen verwijten te maken, maar alles zoveel mogelijk ‘bij zichzelf’ te houden en te spreken vanuit de ‘ik-vorm’. Dit spreken ‘vanuit je eigen beleving’ schept ruimte voor dialoog”.

“Arbeidsmediation is een moeilijk maar prachtig vak. Problemen in relaties, dáár liggen mensen wakker van. Deze problemen kunnen diep ingrijpen op iemands leven. Als het je lukt om partijen naar een oplossing te begeleiden dan geeft dat veel voldoening.”

Waardoor ontstaan de meeste conflicten?
Conflicten en verzuim hebben onlosmakelijk met elkaar te maken. Arbeidsconflicten leiden vaak tot verzuim, maar andersom leidt langdurig verzuim ook vaak tot conflicten. Conflicten op de werkvloer kunnen met een aantal zaken te maken hebben. Conflicten kunnen ontstaan door een probleem met de arbeidsinhoud. Bijvoorbeeld als rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn. Conflicten ontstaan ook vaak naar aanleiding van het functioneren. “We zien regelmatig dat een werknemer zich ziek meldt na een functioneringsgesprek dat niet positief is verlopen”, vertelt de heer Van Opstal.

Soms hebben conflicten te maken met arbeidsvoorwaarden of met arbeidsomstandigheden, bijvoorbeeld naar aanleiding van te hoge werkdruk of slechte werkomstandigheden. Veel conflicten hebben te maken met slechte communicatie en bejegening. Te denken valt aan grensoverschrijdend gedrag of pestgedrag. Vaak ervaren werkgevers of leidinggevenden en werknemers of werknemers onderling eenzelfde situatie heel verschillend. “Soms geeft bijvoorbeeld een werkgever aan dat hij helemaal geen conflict ervaart, maar als iemand iets op een bepaalde negatieve manier ervaart kan er al sprake zijn van een conflict. Wij wijzen dan op de definitie van een arbeidsconflict”.

Wat levert arbeidsmediation een organisatie op?

“Arbeidsmediation levert meer op dan dat het kost, mits er kwaliteit geleverd wordt”.

Bij (dreigende) arbeidsconflicten is tijd een enorm belangrijke factor. Hoe langer een conflict doorsuddert en hoe minder er effectieve communicatie plaatsvindt des te vijandiger de sfeer vaak wordt. Hierdoor kan een conflict zich makkelijk ontwikkelen tot een vervelende situatie die tot verzuim leidt en die uiteindelijk een organisatie veel geld kan kosten. Dit afgezien van de tijd en de negatieve energie. Bij Van Opstal & partners worden arbeidsconflicten in circa 85% van de gevallen in relatief korte tijd duurzaam opgelost. “Binnen ons bedrijf wordt het proces van iedere mediation nauwgezet gemonitord en staat kwaliteit hoog in het vaandel. We hebben in de loop van vele jaren een werkwijze ontwikkeld die gericht is op zo min mogelijk onnodig mislukte mediations”, geeft de heer Van Opstal aan.
Arbeidsmediation levert meer op dan dat het kost, mits er kwaliteit geleverd wordt. Een verzuimende medewerker kost minimaal € 250,- per dag. Indien een geslaagde mediation de verzuimduur met 6 à 7 dagen bekort zijn de kosten van een gemiddeld mediationtraject er al uit. Kortom: tenzij betrokkenen er zelf tijdig én goed met elkaar uit komen is arbeidsmediation bijna altijd een verstandige keuze.

Ben je op zoek naar arbeidsmediation? Kijk dan eens op de website van Van Opstal & Partners